本文由CIO发展中心根据前海底捞共享中心高级核算经理党梅梅在“财务共享中心的智能化之路”专题线上研讨会演讲整理

信息技术的飞速发展促进了各个行业的升级转型，同时也为工作生活带来了诸多便利。不论是寻常百姓家中的智能家居用品，还是集团化企业中的各种应用系统，依托于计算机、互联网、5G等现代化技术，昔日遥不可及的梦想已经成为现实。对于集团化企业来说，财务部门作为企业数据中枢，如何应用现代科技助推财务升级迭代，提升工作效率，降低成本，引发了行业相关的人员的不断探索。因此，“财务共享智能化”一度成为热点话题。

党梅梅 前海底捞 共享中心高级核算经理

何为智能？党梅梅认为智能是一种学习、解释、解决问题的能力；人工智能作为智能的一种，是脱离生命体的智能，是人类智能的体外延伸；通用人类的智能（AI技术等）不断学习、积累本领、进化成长，能够面向不同的情境，解释、解决普遍性的智力问题。

智能时代的AI新技术主要是认知层面的计算机视觉、知识图谱、生物识别和感知层面的人机交互、机器学习。这些技术对财务领域的影响非常广泛。具体来说，普遍应用的是人脸识别、OCR、RPA、知识图谱、芯片传感等新技术。依托于这些新技术，企业可以在财务领域的单据识别、单据审核、会计核算、数据挖掘、档案管理、数据分析、风险管控嵌入并产生重要影响。 

本次内容分享是基于已经建立了财务共享中心的企业，如何在现有基础上，利用新技术优化流程，提升效率。从员工交单到档案管理的流程中，党梅梅详细分享在填单、审单、归档三个重要环节的企业财务共享智能化的实战经验。

一、智能填单

企业建立财务共享中心的初衷是降低成本，提升效率。在提升效率方面，智能填单便是一个例子。实行智能填单，首先要完成单据的提交，或者单据影像的上传。提交完一系列单据以后，通过填单规则的转换，结合企业内部共享报账平台的表单配置，便可自动生成员工所需要的报账单。其中填单规则的转换将用到OCR和OFD的发票识别技术。目前市场比较常见的是OCR识别技术，但在识别率上无法达到100%。 

填单仅仅基于票面信息生成报账单，是远远不够的。企业在管理过程中往往会把管理要素、管理数据前移至报账单的前端，这些业务数据由填单人填写完成，方便财务后续做分析。这种情况下，如果仅依靠票面信息，没有办法生成报账单，这就需要AI业务识别的介入，比如说计算机知识图谱学习等等，它会通过分析票面的内容、提单人的行为，针对员工提交一些附件，比方说合同信息。然后再根据这些分析，通过建模的方式来生成报账单，保证信息的准确性。

业内很多报账产品需要审批流与业务类别挂钩，填单量大而且容易出错。对于这种情况，可通过财务机器人进行海量学习、建模和分析提单人的行为习惯，帮助提单人正确填单。在无形中提升了员工的满意度，同时也降低了提单人在填单层面的操作难度。 

二、自动审单

作为企业业务领导，往往需要判断业务的真实性情况。在单据审核上，主要体现在财务自动审单环节。

通过审单规则的梳理植入，不同的报账单采用不同的审核细则，结合企业员工的信用管理，可以对单据进行自动审核。在审单时，审核规则相对固定，财务机器人可通过海量的学习和建模，再依据审核会计的规则要求，模拟人的操作来进行自动审单。提单、审单的过程中，首先由机器人进行24小时审核，如果机器审核不通过，将退回任务池。这时再由审核会计人工提取进行再次审单。

审单过程中，还有一些短平快的手法，不需要建模和学习，而是用海量的数据支撑机器人学习记忆。可通过RPA与系统内嵌的一些规则自动实现审单，实施周期将会大大缩短，成本也会降低，利于企业快速推广的实现。对于智能审单环节，长远来看，企业需要建模，利用AI智能学习海量数据；从短平快角度来看，企业还可以通过RPA实现自动审单。 

三、智能档案管理和运营管理

传统的归档工作既不具备技术含量，又费时费力。第一大工作量是需要把所有纸质单据全部扫描入账完成后，生成凭证。相关附件和凭证需要与凭证号去匹配，流程繁琐；第二大工作量是需要按照凭证号顺号整理装订后，上架保管。在这种背景下，智能档案管理应运而生，例如说智能收单柜。

在实际操作中，智能收单柜可分为电子流与实物流两条线，电子流是电子档案系统的数据流转过程。智能收单柜与报账系统、电子影像、电子档案等系统进行集成，员工在提交单据的时候，通过人脸识别便可自动获取员工需要提交哪个报账单的附件。而且在智能收单柜里，会设置很多不同的仓位，通过机械臂控制系统，形成票据的中转仓。在收单完成后，通过收单柜完成OCR识别、扫描等工作，把单据通过中转和整合移动到中转仓。等到全部入账生成凭证号以后，再全部移动到智能档案柜中进行智能的管理。在整个过程中，单据无需取出，并且还可以通过芯片定位，快速找到实物单据的物理位置。这完全颠覆了传统的档案管理的模式。

运营管理作为共享中心的中枢神经，共享中心的工作成效与运营管理体系搭建的是否合理有很大关系。运营管理的职能覆盖了流程优化、系统支撑、客服、绩效考核等等。通过智能技术为运营管理助力，可以从以下四种方式入手：

智能搜索引擎：在财务报销方面，企业内员工经常会遇到各种问题。企业可以在报账系统或者其他系统上嵌套智能搜索引擎，为员工提供报销制度、财务政策，甚至管理制度等问题的解答，为员工提供快速解决办法。

智能推送功能：在财务系统中设置大量埋点，通过员工的报账行为、财务行为，以及经常搜索的内容，提供精准推送的服务。例如，经常搜索业务招待费报销问题的员工、经常大量提交业务招待费相关单据的员工，通过系统的埋点和计算分析，可以定向给员工推送业务招待费相关的政策变更点，实现精准的信息投放。

定制化系统门户：定制共享平台或报账平台的首页，能够实现针对不同层级的员工，根据他们关注的不同方向，定向展示他们高度关注的信息。例如关注差旅费情况的领导，可以在首页定向展示本部门差旅费的情况。

智能客服：通过语音识别、自助语音机器人将会回答用户的相关问题。当人工客服无法及时接听，语音机器人将提供咨询服务。同时，员工可以进行人机交互，快速解决相关问题。

除了共享中心，企业的其他业务也可向外延伸推广，同外部的平台做智能化的集成。例如，业务活动较多的企业可以与外部餐饮娱乐平台进行集成，实现统一结算；出差较多的公司可以与商旅平台进行集成等等。内外部采购系统也可以与供应商集成，既降低了虚假报销的风险，同时也减少了员工的资金滞压。以上集成方式在海底捞均有实现，最重要的是它能够减少提单量，大大提升了工作效率。

写在最后：智能时代的到来，对财务的影响远不止于此。流程自动化将打破业务壁垒，前端业务系统做得好，后端财务的工作量才会逐步降低，效率大大提升。各项技术的创新发展将在工作模式上为远程办公提供技术支撑，打破时间、空间的限制。智能科技于财务领域的广泛应用，将助力企业实现自上而下的业财一体化管理。