人们很容易就会在应用开发项目上犯目光狭隘的错误。企业需要集中精力和工具来更好的观察事物的发展。
通过与亚利桑那州立大学的合作，星巴克去年开始向员工提供免费网上教育，成千上万的员工得到机会继续接受教育，并最终找到了咖啡店之外的高薪工作。
但是这个许多人心目中的美梦对于亚利桑那州立大学来说可能成为噩梦。在与星巴克合作之前，亚利桑那州立大学的网上学位项目的规模就已经在全球数一数二，有11000名注册学生，学习四十种专业。咖啡店员接入服务器数量的激增会使网站运营停滞，或者会让整个学校为了提供支持新学生的应用而陷入挣扎境地。
网上课程包括视频讲座的捕捉和流媒体化，为教师布置作业和学生完成作业提供平台，为评分和报告等提供工具。同时，一个像亚利桑那州立大学一样的传统学校也不能忽视在校教师和学生对于网上工具日益增长的需求。没有有效管理多种开发尝试的工具，光是学校应用组合的大小和复杂度就能让项目经理、开发人员和IT部门都不知所措。
但这并没有发生，与星巴克的合作并未带来网上教育项目的崩溃，就连去年九月份4000名新生选课时网站也没有崩溃。这一顺利的过渡归功于大学对于中心管理项目、应用和技术的尝试，即一项名为项目组合管理，缩写PPM的尝试。
亚利桑那州立大学与星巴克的合作顺利的原因是大学已经有了成熟的项目组合管理实践。新应用项目——包括几十个移动应用——只是被放进了现存的流程中，Patricia Schneider说道，她是学校的规划和项目主管。“在亚利桑那州立大学，移动应用开发只是我们组合中的另一组——只是组合层面的另一组资源。”
整合
PPM的目的是为整个机构的应用和更新及维护应用所需的项目提供一个流动清单。“如果对组合的状态认识不够，那么项目优先排列就无法支持重大或者商业上的风险和需求。”Gartner分析师Jim Duggan说道。
换句话说，关注新型、一次性应用和软件项目，而非首要目标，是适得其反的。不断加入新软件，但对应用组合的整体状态所知甚少，就会使项目经理悬在半空中制定开发决策，而不能着眼于大局。而这就是今天许多机构的状态，甚至连网络技术的极速发展也无济于事——不仅改变着商业用户和消费者上课的方式，也改变着他们日常营业的方式。
优先排列小贴士
不管一个公司是项目组合管理方面的老手还是新手，软件开发顾问Johanna Rothman都建议采取步进方式：
按照重要程度将所有项目进行排列。
将优先度最高的项目放到一个项目组中。
将次优先度的项目放到另一个组中，并以此类推。
“直到把所有项目都分完组后才能结束，”她说。Rothman还要求每个小组要解决完一个问题后——才能进行下一个问题。否则“多个任务同时进行，已完成的项目就会减少。”
这一方法中真正的挑战在于排名，Rothman表示。她建议在项目排名能够改变的时候经常举行评估会议。她还强调了让评估组合项目的每个人都同意排名的重要性。这能够帮助提醒所有相关人员，排名是根据每个项目的直接价值决定的，且这种优先具有灵活性。“这一决策并非一成不变，”Rothman说道，“决策有效到下一次评估会议为止。”
像亚利桑那州立大学这种大规模PPM尝试还是相对较新的。“历史上来讲，IT管理的是项目，而非产品或者商业成果，”Duggan表示。因此，他又说，IT部门主要更多关注开始新项目，而对“解决现有库存的表现不佳部分”就不那么关心了。
从许多方面来说，PPM已经跟着软件的发展实现了不断进化。在20世纪80年代，软件项目相对简单，所以项目管理技术也比较简单。后来出现了网页应用、移动应用及云服务。大环境迅速变化，变得更为广阔和复杂。现在企业需要工具和流程来解决问题，且问题不再仅限于作为单独实体的单个项目。
PPM——仍需耐心
亚利桑那州立大学开发出流畅的组合管理实践是花费了大量耐心和内部变化的。它开始于四年前，那时学校的项目和计划管理程序刚刚开始走上坡路。据Schneider估算，大约20%的努力涉及流程变化：找到日常工作流中的平静，调整细节使运行更加流畅。剩下的80%就是为了让人们开放思想接受新方法而做出的文化上的改变。为了在开发过程中实现正确的改变，经理们勇于实验——他们从不羞于实验。“在过去的三年间，我们取得了四、五次重要的流程变化。”Schneider说道。
PPM也能协助日常项目管理和开发议案的优先排列。亚利桑那州立大学所有的项目团队都通过Planview Enterprise来连接和合作，以实现在整个学校的IT部门及以上的层面上做出计划，执行项目。项目经理使用PPM软件中基于网页的交互来跟踪项目时间线，获取必要资源。
“资源总是稀缺的。”Schneider说道。项目经理还是会同时处理四到八个项目——例如，为提高网上教室的交互性或者升级旧财务系统以维护合规增加新的功能。PPM没有改变这一点。但是它已经改变了哪些项目应该完成，哪些项目可以暂时搁置的决策。
现在多有的信息都能报告给CEO和其他高级主管，他们能看到所有项目的流程进展，并按需对特定项目进行深入探究。这种可视性能够帮助他们做出更好的投资决定。
亚利桑那州立大学的PPM实践“对我们来说是一大变化，”Schneider说道。“之前我们从未有过这样一个正式的、结构化的可用流程。”但是她表示PPM办公室流程已经很快成熟起来。“现在每个部分都实现了良好运行。”
书本不再是所有问题的答案
但是亚利桑那州立大学远远领先于许多其他机构，甚至与之管理项目和应用相似的机构亦是如此。以Yellow Pages公司为例，该公司总部位于加拿大，是电话号簿出版商。随着越来越多的人使用搜索引擎而非电话号簿来查找姓名和地址，YP几年前开始将其核心产品搬上网络。为了保持相关度，该公司用其电话和地址簿提供网页服务。因袭，项目更新期从每年送到家门口编导了每天向网页浏览者、智能手机和平板更新。要实现这些递送，YP需要应用——大量应用。
“四年以前，YP正在努力找出转型的方法，”Alain Gaeremynck说道，他是公司的高级企业架构师。一开始，网络服务只被作为传统印刷电话簿的延伸。但是印刷时代的方法并不适应网络时代。“人们需要进行搜索，需要更丰富的用户体验。”Gaeremynck解释道。
所以他开始了现代化。YP现在使用的是以服务为导向的构架以支持雇员、顾客和合作伙伴使用的服务、部件和API。这简化了许多编程挑战，使得公司能够迅速具有了新型软件特征。但是这也给公司的应用组合塞满了大量软件。Gaeremynck甚至无法给出一个YP任意一时段运行的应用的具体数目。“什么是应用？”他问道，“你如何定义一个简单应用的组成？”
记录一切是个让人气馁的任务，Gaeremynck说道，“现在，它涉及一个管理良好的百科，一个忙碌的Jira（问题跟踪）服务器和大量相关团体的大量关注。”这个系统能实现功能，他说，但是还可以改变。
实现PPM流程定型就能帮助哦YP维持现有势头，Gaeremynck表示。他现在正在探索的一个方法是实行一个企业构建框架，例如TheOpen Group Architechture框架，简称TOGAF。TOGAF不依赖大量工具，而提供规划、部署和管理应用部分复杂集合的指导战略。构建框架不像亚利桑那州立大学使用的PPM工具那样关注日常工作流——这能够帮助哦项目经理和IT架构师保证开发人员能够写出可维护的代码，反过来就能使未来发展项目的管理更容易实现。
YP的挑战在于技术层面，Gaeremynck表示。例如，一些应用是用Java写成的，而另外一些是用NET写的。找到让两个环境一同工作的方法并不容易。Gaeremynck目前的策略是提高开发人员的水平，并保证一致性。“这是最难的挑战，同时也饶有趣味，”他说，“一旦人们理解了挑战的存在——积极的挑战——就会回报颇丰。”
