2012年5月联想集团决定采用微软Office系统中的Exchange/Outlook、Lync和SharePoint三大协同办公平台取代已使用多年的IBM Lotus软件品牌下的系列产品——Notes、FileNet和Sametime。经过两年的实施和应用，联想员工在节约成本和提升效率上都感受到了更换新平台带来的成果。联想集团IT基础服务与开发部副总裁张坤生在北京总部接受采访时表示，“近一年使用Lync就为联想省下了800多万美元的电话会议的费用，未来随着更多员工的使用，每年节约的成本还会更大。从提高办公效率来看，目前集团两万多名员工在全球范围内随时随地使用邮件、开议和沟通方面都比以前更加轻松了。”

“今年1月联想宣布收购了摩托罗拉手机和IBM的x86服务器业务，如果收购顺利的话，联想新增的1万多名员工也将会把原来使用的谷歌办公系统和IBM Lotus全部更换为微软的Office系统下的协同办公产品。”张坤生还告诉ZDNet记者，“云服务模式也是我们一直关注的方向，不过联想集团是否将办公平台迁移到Office 365，还需经过多个因素的评估。”

图注：联想集团IT基础服务与开发部副总裁张坤生

降低成本是更换办公平台的最主要动因

2012年5月31下午，联想在新浪微博上账号发布了这样一条信息：“告诉大家一个好消息：我们现有的邮件平台将从IBM Lotus Notes迁移到微软Outlook平台……”

当记者问及两年前的这条联想官方微博的态度是意味着当时联想已有很多员工早已想用微软的Office系统取代IBM Lotus时，张坤生表示，“应该说是萝卜白菜各有所爱，当时有的员工非常喜欢Lotus Notes，也有员工非常喜欢Outlook。我本人在联想工作了十多年，从入职那天起就使用Lotus Notes，不能简单的说Outlook就一定比Lotus Notes好，每一个产品存在于市场就有它存在的合理性。而联想从Lotus Notes转向Outlook，考量的因素比较复杂，其中一个重要的原因是Lotus每年17%的维保使用费对联想而言是一笔较高的费用，而微软的多数软件是不需要维保费的。”

“此外，Lync作为一款更好的电话会议系统，不仅能随时随地加强员工之间的沟通和协作，更为重要的是，相比传统电话会议和Sametime，Lync能够极大地节省费用。”张坤生告诉ZDNet记者，“从我们的历史数据来看，我们大致上一年花在电话会议上的费用大约为1100万美金，用Lync后开支大幅度下降，下降到200~300万美元，相当于省了800多万美元。”

“易用性也是我们考虑的因素之一，联想本来就有一大批员工对微软的Office系统比较熟悉，Outlook的用户基础很广泛，对于很多新员工而言，完全无需学习，就可以直接使用。只用过Lotus Notes的老员工通过简单的学习，也可以很快的熟悉和使用。”张坤生告诉ZDNet记者，“而SharePoint的最大特点就是能够帮助企业用户开发智能门户站点，这个门户站点使得端到端的合作更为容易，实现了个人、团队和信息的整合、组织和搜索，让全球化的办公协作更加方便、有效。我们可以在SharePoint里建立一个文档，全球各地员工同时编辑，这样能够在很大程度上减少传递信息的时间，可以明显的提升工作效率。”

图注：联想集团2014财年营业额达340亿美元，协同办公系统的提速换挡将使联想在全球第一大PC厂商的基础上更好地向PC+产品领域的领导厂商迈进，图为联想集团的北京总部。（蒋湘辉 摄）

从Lotus迁移到Office的最大难点在于改变习惯

2012年5月，在张坤生的推动下，旨在提升员工协同办公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace) 项目正式在联想启动。该项目分为三个阶段，第一阶段是Hello Outlook，主要将联想邮件平台从IBM Lotus Notes迁移到微软Exchange/Outlook， 提升邮件服务的便捷性、易用性，同时使用Lync替代原Sametime以满足员工即时消息沟通需求。第二阶段为Hello Unity，在Lync基础上建立起集成语音、会议、视频的统一沟通平台以满足员工更多的沟通需求。第三阶段为Hello Collaboration，基于SharePoint建立起一个虚拟的全球化办公协作平台以满足员工日益迫切的协作需求，它包括个人门户、团队网站、信息搜索及与outlook、Lync更加紧密的集成。

“我们推进这些项目的时候，在技术上实际上没遇到什么挑战，最大的困难是改变用户的习惯，也就是引导用户如何用新的平台。”张坤生告诉ZDNet记者，“我们也有一批原来熟悉Lotus Notes的人，不喜欢用Outlook。而像Lync这样的会议系统也还没到拿来即用的程度，总得要学一下。人总是有惯性的，我们推进的最大的阻力就在于习惯的改变。为了解决这个问题，我们动用了各种资源，包括鼓励、奖励、行政命令等各种手段，随着我们的宣传和培训，越来越多的员工开始习惯使用包括Lync会议系统和SharePoint在内的微软软件，并认可了它们的便利性。”

当记者问及联想如果完成对摩托罗拉手机和IBM x86服务器业务的收购后，这些员工的办公平台是否都将迁移到微软的Office系统上？张坤生的答复是肯定的。“实际上对并购企业的IT整合而言，办公软件的整合难度还不算大，ERP等核心应用系统的整合会更复杂些。但整合都是必然的，不能说因为有一部分人就喜欢用Lotus Notes而同时保留两套系统，一部分人用Notes，另一部分人用Outlook，这样不仅会乱而且会使企业成本大幅度增加。摩托罗拉的手机业务被谷歌收购后基本上就用了谷歌的办公系统，未来并到联想后，在办公系统方面也会进行整合。”

是否迁移到Office 365云模式取决两大要素

云计算是近几年广受关注的IT热点领域，而微软Office 365的SaaS云服务在近两年收到了很多用户的关注和使用，当记者问及联想是否考虑要将Office系统的办公应用套件迁移到Office 365的云服务版本时？张坤生表示，“今天联想还没有做最后的决定，考量点实际上也比较简单，主要取决于两个因素：第一个因素是安全。上到云以后，就会涉及到安全问题。无论上到微软的云还是谷歌等其他的云以后，有些方面就经不在我们可控的范围了。如果没有斯诺登事件，大家还会放心一点，有了这个事以后大家都会稍微小心一点。考量的第二个因素是成本，我们可以看到，云是未来的大趋势，云服务是一种碎片化的服务。现在买的Office套件包含了所有的应用，但用户可能只用其中的Word和PPT，比较少用Excel。而按照云的方式，未来用户可以根据需要只在特定时间选择需要的部分应用，这样就会明显降低企业办公应用方面的成本投入。不过目前Office 365的定价模式还没有这么灵活，目前我们整体算下来采用云服务方式的成本比用套件的方式还会稍高一些。当然云服务是大势所趋，联想会一直关注。”