在完成了ERP项目组织建设、确定双方职责分工和初步确定项目计划之后,我们进行了细致扎实的项目调研,并启动了对项目至关重要的数据准备工作。接下来,就要进入以实施方案总结项目调研成果、规划企业流程,并进行系统培训和原型测试的步骤了。
一、服务于项目目标的实施方案
实施方案的内容通常包括以下几个要点:项目实施目标、实施范围、解决方案、业务流程、项目风险、项目进度计划等。
项目实施目标的确定是实施方案讨论的首要内容,实施目标是方案的主题和方向,项目目标应该由企业领导和来自ERP服务商的项目组共同确定,并充分考虑企业的管理基础、人员能力和变革决心等基本条件,在方案阶段全力规避未来会阻碍方案落地的项目风险。
实施范围也是项目方案中需要双方确认的重点内容之一。ERP项目的范围如果不能明确,将会给后续的工作带来极大的负担,造成项目延迟交付或项目投入无限扩大。通常我们以业务流程范围、部门范围、产品范围共同约束项目的实施界限。
实施方案中最核心的内容是解决方案部分,在这一板块中我们将逐项分析企业管理中的弱项和可优化的业务流程,在实现实施目标的前提下,明确指出企业现状和目标的差距,并提出切实可行的改善建议与企业管理者探讨。如果企业领导认为解决方案中的某些改革措施无法实现,那么双方可以适当降低项目目标,使解决方案可以在系统上线后完整落地。
在与企业讨论实施方案的过程中需要注意强调方案中的重点内容,引导企业关注以上主要内容,避免在方案确认阶段过多讨论系统的方便性和可用性,而忽略了针对企业制度的完善和改进要求。同时,方案中涉及到企业变革的部分必须要求企业主管领导参加讨论,以便能及时确定和督促这些改进措施的落地。
实施方案在后续工作中如果需要调整和补充,项目双方应以确认过的备忘录进行补充或者调整。
二、彻底的知识转移
ERP项目实施中我们经常组织的培训有:ERP原理培训、实施理念和方法培训、数据准备培训、系统操作培训和程序开发培训。具体到某个项目阶段中,包括如下内容:
*原理培训、实施理念与方法的培训将在项目启动或调研阶段进行;
*数据准备培训包括基础数据准备和期初数据准备的培训,他们将贯穿项目的各个阶段,并且同时为客户提供相应的数据准备表格,指导企业信息中心人员编写数据校验语句等;
*系统操作培训通常在实施方案确认后、原型测试开始前进行,培训的对象是企业的项目组成员和关键用户,培训后通过考试,再由接受培训的关键用户完成对企业最终用户的培训,通过这样阶梯式的授课方式,保证知识转移的效果;
*程序开发培训将视企业的人员能力在项目启动后组织进行,以便企业可以为项目结束后的系统运维以及扩展应用培养自己的技术力量,这些技术人员也将在项目实施中承担一部分双方确认过的开发工作。
三、基于企业流程和真实数据的原型测试
原型测试的目的主要有三个,一是通过测试使业务人员更加熟悉规划后的业务流程,并通过具体应用发现流程中不通畅的地方及时调整;二是帮助关键用户和项目成员加深对系统的认识,结合测试中发现的业务问题完善企业的管理制度;三是通过测试检验数据准备的完整性和准确性,避免在系统上线后出现过多的数据问题影响实施效果。
原型测试阶段是系统上线前最重要的环节,这项工作不可或缺,并且需要投入人力和精力并细致的完成,这也是保证系统上线成功的关键。
综上,我们一起回顾了ERP项目实施的几个关键的阶段和每个阶段需要关注的主要问题。ERP项目不是普通的IT项目,它是一项系统工程,需要全面关注企业的各种业务和人员特点。除了上文中提到的项目主要阶段的工作,ERP项目实施过程中还要时时留意项目进度和成本控制,及时对出现的问题与企业重点干系人进行有效的沟通,只有每一个环节都细致周全的考虑到,项目才有可能按预定目标和计划进行验收。