物资编码集合是进行物资统一核算和管理的基础标准，是应用企业物资管理软件（如ERP）的“充分必要条件”；科学合理的物资编码有利于随时了解物资动态并提供正确的物资统计资料；有利于统一管理，降低采储成本和加速物资及资金周转；有利于节省人力、物力、时间，提高管理质量和管理效率。

　　一、物资编码集合的概念及内容

　　1.物资编码集合的概念。对某一具体物资采用少量的基本符号，选用一定的组合原则，按一定的标志进行分类和排序，并赋予其固定代码，我们称这一含有大量信息的固定代码为物资编码。而将每一物资编码所包含的物资品名、型号、规格、计量单位、计划价格等信息按一定编码顺序和格式开列出来装订成册或以电子数据文件存储以供查考、使用的物资编码全体为物资编码集合。在实际工作中常把两者泛称为物资编码，严格地说，物资编码与物资编码集合是不同的，是个体与整体的关系，物资编码包含于物资编码集合。自然，作为煤矿企业用物资编码集合，编码对象只是煤矿企业生产所用的原材料、机械设备、工具、配件类等生产资料。

　　2.物资编码集合的内容。一般包括物资编码、物资名称、规格、型号、图号、计量单位、计划价格、材质、牌号、花色、等级、单机配备、安装部位、主要用途、换算、主要技术参数、供货商、验收方法、生产标准等。

　　3.物资编码的结构形式。宜采用全数字码表示，因为数字码比字母、汉字及其组合容易输入，一般为8～12位。目前采用的是十位全数字码，识码顺序自左至右：左两位标识物资归属大类、3、4位和5、6位分别表示物资归属的中类和小类7、8、9、10位表示物资的型（图）号或规格的作用。

　　二、编制物资编码集合的主要原则

　　1.科学分类原则：由于分类直接影响着物资的同类合并以及编码的唯一、稳定，所以分类要科学合理，应以国家物资分类标准为依据，以“物资属性”来分类物资。

　　2.唯一性和稳定性原则：为保证编码唯一和稳定，必须科学分类并自始至终贯彻同一分类方法和唯一编码部门。

　　3.便于拓展原则：指物资类别之间、物资编码之间要留有适当空间，以便新增物资时，增加编码及数位。

　　4.方便管理和易输易记原则：在编制物资编码集合时要考虑本部门的管理需要和管理水平，同时编码应尽可能易记和易输入。

　　5.并列与包含原则：同级类别之间应是并列关系，大、中、小类之间应是包含关系，以区别不同类别和便于汇总统计。

　　三、物资编码集合的编制

　　1.以国家物资分类标准为依据，以最能反映物资主要性质和特征的“物资属性”分类物资并确定其分类名称的合理包含度。从而能最准确地区别不同物资、最大程度地保证编码的唯一性、稳定性并适用于企业，就是最科学的物资分类方法。编码时要充分结合煤矿企业的特点和物资实际使用状况，将所有可能用到的物资提炼纲目、化繁为简，先进行大类的粗略分类，再进行中类、小类的分类，然后再根据初步编制后的物资明细归并情况，完善大类分类及中、小分类。分类名称要采用国家物资分类标准中的规范称呼，未列入国家分类标准的要采用国家生产制造标准中的名称称呼，同时物资名称要与对应的分类名称相一致。

　　2.值得注意的是，在大中小分类时应始终按物资属性标准进行分类，中间不能变更。分类后，所有的分类名称应无相同，同级类别间应是并列关系，大中小类之间应是包含关系即中类须是所对应的大类的子集，小类须是所对应的中类的子集。除此外，还要注意以下分类情况：

　　①煤矿企业非标加工件较多，往往由多个部门管理，此类物资在编码时仍应根据其加工后的相应属性来分类，如加工成非标设备的，应编制在相应的设备类别中；加工后仍是材料类的则仍应编制在材料类中。

　　②配件类中的某一机械系列的通用件不应编制在某一机型中，应单独编制在某一机械系列的通用类别。某一机械系列所使用的相同马达、控制阀等虽然通用，却属于通用件中的液压件不单为某一机械系列所专用，故应分类在通用件（大类）的中类。也不能将电器件、密封件既编制在电器、橡塑制品类中又编制在配件类中。

　　③合理储备及账龄较长物资应按其物资属性编制在本次新编码的相应类别中。由于某种原因其规格、型号等特征参数不全，难以归并到相应类别时，可视其今后的使用情况在相应属性类别中编制一小类或归并到“超储及废旧物资”类别中。

　　3.物资分类后，把可能用到的同类物资明细按规格或型号的一定顺序排列，确认无重复或错误编码后即完成了某一类物资的编码。同理，将所有分类及明细均编码后便完成了整体的物资编码工作。

　　由于物资编码工作是由多人或多个部门完成的，在某一类别中无重复编码，但在编码集合中就可能有重复类别和重复编码。故此还需从编码整体方面统筹考虑，进行统一审核以保证类别、编码及包含关系的正确。此外，还要对格式作统一规定。

　　物资编码一经确定，会在较长时间内反复使用，所以物资编码内的每一参数必须准确、规范，便于选型和订购。编码时还要对如下参数规定为：名称、规格型号、计量单位、材质、牌号等统一按国标、部标或企业生产标准标识方法标志。从编码集合整体来说，汉字、字母、字体、段落、符号、格式等要统一并符合规定。

　　物资编码编制完成后，经审批公布的编码才可以使用。查询编码时，可向主管部门或网上查询。为了维护编码的严肃性和持续性，应设专职或兼职人员进行维护管理，并及时做好编码的增加、停用和修订工作。同时，还应制订相应的编码管理办法和编码总则及细则，以便不同的使用部门。