引言

　　现代社会已步人信息时代，信息技术成为企业经营运作不可或缺的电子手段，以信息技术为主导的高科技推动着制造业的变革与发展。目前我国信息化建设取得了可喜的进展，大多数企业都建立了各种信息管理应用系统，基本实现了业务和日常管理的自动化，特别是体现信息流、资金流和物流一体化的ERP系统在企业的应用，使企业实现了业务流的集成和整合。在企业展开全面信息化的过程中，企业基础数据信息的质量已成为影响企业实施ERP能否成功的关键因素。

　　管理是企业的命脉，充分发挥高科技技术在企业中的应用，实现管理现代化，才能不断地提高管理水平，增强竞争力，与国际接轨。很多企业在实施ERP方面取得了良好的效果，在生产计划管理、成本核算、库存管理、销售管理、经营决策管理等十多个方面，改革了陈旧的管理模式，重组了业务流程，提高了管理效益。但这些所有的成功都是基于准确的数据基础之上的，如果没有及时而准确的动静态数据，就没有实施成功的ERP系统。

　　1保障ERP系统信息质量的重要性

　　质量是企业的生命，信息质量管理是ERP系统的重要组成部分，它涉及企业生产经营活动的全过程，从供应商的开发，原材料的采购，产品的制造到产品的销售，售后服务都贯穿了质量管理活动，均产生大量的质量信息。ERP系统利用各模块的集成，信息共享的优点分析总结预测未来的质量状况。从而实现以预防为主，把影响产品质量的诸因素消灭在萌芽状态，保证ERP系统内的信息质量，降低成本，同时提高生产效率的功能。

　　在ERP系统的推广和应用过程中，系统数据的准确与否对于系统的实施运行起着关键性因素。但是如何才能得到及时而准确动静态数据是每一位ERP系统实施者都要遇到的问题，因为单纯只靠技术或管理、只靠ERP系统实施者或使用者都不能够解决这个问题。这是一个综合的、多方位的问题。用管理手段使每一位数据提供者愿意提供数据、知道提供那些数据，用先进的技术手段减少数据的提供量、数据的录入量和提供录入数据的准确率和及时性。通过从数据收集、效验、录入的各个环节去监控、完善数据的质量，压缩数据的收集周期，从而达到系统内优秀的数据支持系统稳定而通常的运行，为系统良好的实施造就良好的数据环境。要想得到高质量的数据，必须有统一而有效的收集、效验、录入方法和手段，这才能保证数据的及时准确。

　　2静态数据质量控制

　　数据收集、效验、录入系统不是一个单一的事情，而是一个工程，目前多数文章只讲述了其中某一点或某一方面的事情，但是实际上需要的不只是技术，还需要管理的配合，需要一批既懂企业需求和内部现状，又懂ERP系统的骨干人员。

　　2.1静态数据的定义

　　静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据。静态数据的特点是他在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的惟一性。首先，基础数据涉及面广，涵盖了企业的所有可见事物信息和不可见信息，例如物料基本信息、产品结构数据、会计科目、供应商客户信息、部门、工厂、仓库、车间信息等等属于可见信息，企业使用ERP软件前的手工作业也会用到。不可见信息例如单据类型、仓库性质、计划参数、虚实件关系等，这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的，但它们会影响到系统计算。

　　2.2静态数据质量控制的难点

　　静态数据准备工作量大，以上各类信息的记录数从.几个到几十都有，而每条记录包含的字段又可以多达上百个，两者的乘积简直是天文数字，通常造成项目延期的原因90％来自于此。对于静态数据来说最重要的是正确性，基础数据是许多程序计算和运行正确的基础，例如物料计划、生产计划的计算，就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等经过复杂计算得到的，如果其中任何一个数据与实际不符或者有微小的偏差，计划结果将没有任何指导意义。静态数据的这些特征造成了收集准备工作量大，难组织，一般需要多个部门协调，投入人力和时间多，见效周期长，因此阻力也很大。

　　手工方式下的数据与信息化过程中需要的数据并不完全一致。很多企业在没有实现信息化之前使用手工方式进行管理。手工方式下的数据更多的是以部门为单位进行管理的。部门之间用单据进行业务数据的流转，部门内用台帐进行数据记录，月底通过对帐保持部门内和部门之间数据一致。这种沿用了几十年的管理方式，与利用信息化进行数据管理的思想和实现手段有很大差距。手工数据的特点是分散、口径不一致、冗余、不规范。这样一来，同一数据在同一时间点上，会在不同部门，以不尽相同的描述和内容表现出来，在时间和空间上也不一致。这显然与ERP所追求的同一数据在系统中保持惟一性、共享性的理念有很大的差别。再加上由于历史的原因，企业中的很多数据要么不全，要么帐实不符，这无形中加重了ERP数据准备的难度。

　　2.3静态数据收集过程的质量控制

　　2.3.1确定数据收集工作范围

　　首先根据ERP项目范围确定那些静态数据需要准备，明确后才能确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，工作计划中还要注意安排定期会议进行沟通。将数据进行分类，并对数据的收集制定先后顺序，同时针对每项数据设计一个收集表，下发到各部门，摸底调查。

　　2.3.2制定编码规则

　　ERP系统对数据的管理通过编码实现，编码可以对数据进行惟一的标识，并且贯穿以后的查询和应用中。在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。这里所指的物料包含的范围很广，既包含原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。物料分类则是根据物料的某些属性对物料进行归类，如产品、部件组件、零件、毛坯、刀具、量具、夹具等。作为系统最基础的元素，应首先将工作的重心放在物料数据的准备上。在数据准备过程中最难的是制定编码规则，这也是最占用时间的工作。一套适用于企业的编码规则体系需要跨部门反复讨论。不同的数据可能有不同的编码结构，但他必须遵循共同的编码规则：

　　(1)惟一性。必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对象。

　　(2)实用性。编码体系应符合企业的业务特点和管理需求，既充分考虑企业发展对信息编码的需求，又能兼顾企业的发展使用。要从实用性角度出发，注意编码的粒度，不易过粗或过细。

　　(3)统一的编码结构。编码由一个或者若干不同分类码构成，统一的编码结构，对任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。

　　(4)标准化。编码应提高标准化程度，充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与国家相关行业标准相吻合。

　　(5)便于ERP系统处理。由于编码将在计算机信息处理系统中得以实现，故编码应当符合数据处理的要求，便于用计算机处理。

　　(6)易用性。编码应尽可能的好记易用。所以要在满足要求的情况下尽可能的短小，常用的编码应尽量避免字母与数字混用。

　　编码原则的制定应该是企业级标准的建立，它不仅仅是一个技术问题，也不只是ERP实施小组的事情，它牵扯到不同的部门，需要考虑管理现状、业务特点、历史数据等方面，将企业信息化编码制定成一种企标供全公司使用。

　　2.3.3进行数据收集

　　(1)编制物料数据收集模版。

　　(2)制定数据收集流程。

　　收集第一手资料，将原来的离散数据从不同部门集中，仅物料基本信息一项，其中的字段包括生产、采购、销售、库存、财务的信息，利用统一制定格式的表格在各个部门间交叉流转，各部门将自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门，依此类推直到完成此步工作。此步工作注意传递的安排要做好，传递路径提前确定，为了保证工期，可以不同部门同时开始，然后交叉传递；或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时将每张发出的表格统一编号(惟一的)，并在部门间交接时做好记录，这样不仅可以控制时间进度，还能避免丢失。

　　2.4静态数据效验

　　数据检查，包含编码的数据需要进行认真的检查，检查应该包括数据的完整性、正确性和惟一性。完整性包括记录数量是否完整，可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，和历史的数据比较。同时还要检查字段的完整性，所有的ERP软件都有必须输入的字段，这些字段如果缺少会造成系统的不稳定，例如物料的提前期，默认仓库等。另外一些非软件要求的必须输字段，但对企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围，例如客户分类和所属地区等。正确性检查，可以由企业根据需要制定检查原则。例如会计科目是资产类型的，但是因为人为错误输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但是录入成自制件，这样的错误在系统上线使用前必须发现并改正。惟一性检查，应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码也必须杜绝，此错误ERP软件是发现不了的，必须利用人工查找，否则在上线后会发生一物多个帐务的错误。

　　检查中一定会发现各种错误，在改正的同时，要做好资料版本的控制，尤其在多部门参与的数据整理工作中就更为重要。每一类数据应该设置负责部门和负责人员，每次修改后由负责人员将文档的版本修改，同时旧版本数据也要保存，这样做是为了将误操作的损失降低到最小。

　　2.5静态数据导入与复检

　　2.5.1静态数据导入

　　完成检查后，就要将数据录入ERP系统，录入前应该将基础数据原始档案进行归档。电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本。如果是打印的纸介质保存，应该保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。

　　2.5.2录入数据的复检

　　完成录入工作后，再次进行检查，最好的方法是利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将企业常用的流程在新数据库中作一遍，这个过程，各企业应该根据自身员工的技术和特长，通常会用到一些工具软件，辅助收集数据和整理工作，常用的有MSEXCEL，ACCESS，FOXPRO，SQL，SERVER等，利用工具软件不仅能提高收集和整理的效率，更大的优势是查错功能，下几条简单指令可以发现大部分错误，如果依靠人工比对检查，时间和工作量都是无法承受的。通过复查后的数据结果的正确性大大提高，可以支持正式系统的运行。

　　3结论

　　本文针对企业在实施ERP系统后存在的数据信息质量问题，首先介绍了保障系统信息质量的重要性；其次详细介绍了静态数据质量控制难点以及解决方法，同时对静态数据收集过程也进行了描述，达到了保证ERP系统内的信息质量，降低成本，提高生产效率的目的。