【CIO发展中心独家】“要么用掉它，要么失去它！”日常生活中，你可能会听到医生或者私人教练这样谈论你的智力或体能。而我在与政府客户，尤其是这些机构的CIO或IT经理打交道时，经常会听到他们这样谈论自己的预算，我们姑且称之为“过期作废”型预算：今年花不掉，明年就没了。

 

　　“过期作废”型预算的影响，在预算编制的过程体现的最为敏感。联邦的预算过程受到高度的管制，是一个漫长而且对于外行而言不太很透明的过程。国会拨款给不同机构，然后再对其进行逐级下发。IT经理们正是从这里得到自己的年度预算，将其分配给不同的项目或开支门类，在整个年度之内跟踪其实际执行情况的。

 

　　这样的预算过程非常繁琐，因为计划的预算永远不可能与实际的花费相等：有些项目需要更多的钱，有些项目则更少。然而，IT经理计划的整体花费是固定的。这种过程就像是一个游戏，预算从一个项目被转移到另一个项目，最终希望每荐开销都能严丝合缝。这就是“年底突击花钱”这种行为的来历。

 

　　假设这样的运作模式不可能很快得以改善，下面的五种做法或许可以帮助IT经理们更好地管理其预算编制过程。

 

　　1、分配责任。每个预算项目要有唯一的联络人。这个人应该了解相关合同、估价、成本等各方面的细节。他应该定期根据所发生的变化来更新其预算，同时不要让一个人同时负责跟踪不同的开支门类。

 

　　2、集中申报。每个人都可能对更新预算有帮助，但只有IT经理才能全面掌控预算分析的大局。报表应该能够让管理者快速、可靠地发现潜在的节余或超支，并进行必要的修正。例如，通过实时仪表盘来跟踪已经承诺和应该支付的支出总额，可以避免提交很多重复的报告。

 

　　3、包括置信因素。随着本财政年度内时间的推移，预算的精准度会有所提高。确定这些估计的准确程度，会帮助IT经理预测未来可能出现的问题。谨慎的做法是为每个预算条目设置一个信心参数。了解特定的预算项目极有可能按计划发生，有助于管理者做出更好的决策。

 

　　4、重视经验，从以往的经历中学习。很多时候，某项目经常在预算之内，而特定的项目经理则经常会低估其项目的成本。从过去的几年中，识别和分析这些信息，可以帮助管理者预测和应对潜在的问题。项目经理常常会每年都从头制定预算。如果继承了往年一些超出预算的项目，他们往往不会考虑之前过于悲观或乐观的预测。

 

　　5、改进电子表格式的预算管理。Excel是一个很好的工具，但并不完美，它最适合用来显示静态数据。尽管它可以用来对数据进行共享、处理和展示，但却不适于用作预算管理的数据库。幸运的是，很多机构都有自己的业务协作平台，可以用来创建表单，为用户分配编辑权限，让其对自己负责的预算项目进行更新和发布，并创建适当的仪表盘。通过这些平台，而不是专门的预算工具，就能快速、方便地定制出或满足任何组织需求的功能。

 

　　这五种方法有助于让那些不够完善的预算过程和系统更加简捷、更有条理、也更易于管理，让您能的预算最终能够被“用”掉，而不是被“作废”掉。

 

 

（来源：CIO发展中心）