1、手工分发文件的困境

　　文件审批完后，企业需要将其及时下发，以及时传达企业的各项公告、通知等信息，有的是发布给全体员工，有的是发布给全体领导人员，还有的是发布给部分指定人员等等。

　　在传统的手工办公方式中，办公人员需要先打印文件，然后复印文件、盖章，再分别派送，或发传真给接收对象。这件事说起来容易做起来却很麻烦，因为经常需要进行大量的复印、装订工作，而派送则更是需要耗费大量的时间，而发传真后还要打电话确认对方是否收悉，文字是否清楚。有时候对于重要的文件，还需要接收人一一签字确认。

　　所以这样一件很简单的事情办理起来往往是又费时、又费力，不但要耗费大量的办公用品，让一个大学毕业的文员处理这些很琐碎的事情，从人力资源的角度来说也是一种巨大的浪费。

　　显然，企业需要一种新的办公方式，能够将审批完毕的文件自动、快速、准确的下发给相关人员，大大降低对人员、物品、时间的无效损耗。这正是OA系统的拿手好戏，华天动力OA系统是通过“分发阅读”的功能来实现文件自动分发的。

　　2、什么是“分发阅读”

　　所谓分发阅读，就是OA系统自动将审批文件分发给相关人员阅读，无需人工分发。相关人员在【待我阅读】中可以查看需要自己阅读的文件，但不能修改。如果阅读完毕，可以填写阅读意见，并标记为“已读”。

　　同时，OA系统中正在审批的文件也可以实现自动分发阅读，分发阅读不影响原文件的正常审批流转。所以，无论是审批完、还是审批中的文件，都可以让系统自动分发，省去了人工操作。

　　当然，如果企业觉得让OA系统自动分发“不方便”，还可以选择人工分发的方式。在流程中设置一个分发人，文件在审批完毕后会流转到分发人处，由他选择具体的接收人。这样既能够保证文件及时分发，也可以利用网络分发的方式节省大量人力物力。

　　文件分发的对象则可以选择全体人员、一个人员、一个部门，或者多个人员、多个部门、多个部门和多个人员等各种方式。

　　华天动力OA系统提供了【表单监控】功能，管理员可以在【表单监控】中查看文件的阅读情况，包括已阅读人员、阅读时间、阅读意见等。还可以收回已分发的文件，或删除分发的文件，这样接收人在【待我阅读】中就无法看到该文件了。

　　利用文件自动分发的功能，OA系统可以轻松的将原来需要半天甚至一天的工作，缩短为几分钟。

　　3、应用故事

　　“这件事上个星期就通过了，为什么我们到现在还没看到正式的文件？”生产经理薛爱荷很不满。

　　原来，集团出台了生产部员工带薪休假的补充条例，但办公室却没有下发文件，员工们只好向薛爱荷打听，搞得他很烦躁。

　　刘明自知理亏，说道：“对不起，是我们没有及时发下去，我这就让王倩发出去。”

　　安排完之后，刘明就想如何能够让这种情况以后不再发生呢？他发现现在的工作流程有点问题，很多文件审批后，需要王倩再单独的发起一个通知或公告，结果经常因为一些事情给耽搁了，能否在审批完毕的同时就及时发出去呢。

　　他向系统管理员高新全询问是否可以实现，高新全说：“当然可以啊。我们的OA系统中有两种分发阅读的方式，一种是系统分发，就是在流程里设置好要分发的人员，这样文件审批完毕后，系统会自动分发给相关人员；还有一种是人工分发，流程里面设置的是分发执行人，由他决定分发给谁。这两种方式可以灵活运用。”

　　刘明：“原来是这样。自动分发不好控制，还是让王倩来人工分发吧，只要能保证在第一时间发出去就可以了，免得遗忘。麻烦你修改一下文件审批流程，给王倩加进去吧。”

　　高新全：“好的，马上就好。”