ERP是企业用来进行管理提升和解决问题的工具,实施ERP是企业发展过程中的重要举措,下面结合以往ERP项目的实施经验,对ERP实施的过程中的企业应引起重视的关注点进行阐述。
为了ERP实施推进及推进中反馈问题、意见逐级落实,需要成立ERP实施项目组,并明确项目组成员、负责人,对项目组成员的层次结构,需要按业务层、技术层、中级管理层、企业高层的合理搭配。通过项目组动员大会,让企业员工明白ERP实施是企业的大事,每个人都必须足够的重视;建立奖惩机制,对ERP实施过程中突出表现者给予物质或精神的奖励。
实施顾问需要对企业有一个系统化认识,如:企业组织机构设置、人员配置、信息化程度、网络设备考量、企业战略、高层意见、可扩展性、可持续性等等,通过这一阶段的调研,掌握企业第一手资料,以达到对企业的整体需求有一个概括的认定。
ERP选型是为了选择适合企业管理要求的ERP产品,同时也是选择可以与之长期合作的ERP厂商,对客户而言,更关注的是与其合作方要有服务的意愿。选型可以考虑采用招标或邀请的方式进行,通过现场观察各ERP厂商的系统演示,综合企业现状,提出管理或业务方面要求重点达标的需求项,再逐步、逐级细化其他各需求项,锁定满足要求的ERP产品。
在导入ERP前,为了让所选择的ERP系统能真正地使用起来,前期的调研工作是必须的。调研的目的是发现企业管理中存在的问题及了解用户需求,调研对象为一般为中层管理层及基层人员。可以考虑建立体系化、不同维度的表单收集客户需求及基础数据资料。在调研过程中,对客户需求表述不清情况下,我们可以通过问卷调查的方式逐步显现客户需求,调研中常常就一个问题会多次与客户进行交谈才能了解,所以我们需要耐心对待,并保持沟通氛围的活跃,以利于调研工作积极有效地展开。
调动项目组的客户管理层人员及相互之间进行业务的讲解、沟通、达成目标也是调研工作的一个重要方面。调研中要借助相机、录音、速记等方式进行信息收集,以进行事后整理。对调研中的问题或需求,要关注企业高层管理者的参与。
对企业范围内的“信息孤岛”也是分析的重要方面。对于各“孤岛”中相同的信息需要在企业的高度进行统一,必须做到来源相同,这样才能真正实现在ERP实施后大家在一个平台上讲话。
ERP系统与外部系统的接口方面要提前分析考虑。外部系统如:客户关系管理系统、企业门户网站、供应链管理系统、商务智能等相关系统的接口方案需要企业事前考虑到,同时,实施过程中,对调查、收集到的资料需要进行分析归类,除采用ERP系统例行的编码机制,我们可以根据业务特点采取更加可行、有效的编码方式。
对ERP系统不能满足客户要求的问题或需求项,应予以记录。所有分析的问题或需求都应当有对应的结果,并进行文档化,以规范化的方式将工作向下推进。
项目组结合调研与分析的结果,导入基础数据,这是ERP实施工作的开始。逐项落实需求到ERP系统中,一般整体系统模块、物料管理模块、采购模块、人事模块、固资模块、生产模块、销售模块、返修模块先实施,应收模块、应付模块、总账模块一般在后续阶段实施。
在系统实施的后期,也就是切换上线阶段,新系统可能会与企业原有老系统并运行一段时间。新旧系统并运行是必要的,因在此段时间旧系统可以用于检验信息的运行状况,而这也是减轻客户风险的必要方案。但一旦新系统运行正常,必须果断的切换上线,做到又快又准。
在系统上线后的运营维护期,将会有持续的需求变更或新流程设计工作。一般来讲通过对ERP原有功能满足企业多数业务(一般为70%-80%)需求,对于系统不能实现的业务需求,根据分析阶段的文档,通过ERP系统提供的开发工具进行开发,即:二次开发。
二次开发是企业ERP系统维护的必要工作,因此需要有一个长期供测试开发环境,并根据企业技术团队的实际情况,为企业建立相应的软件实现机制,如:、需求定义、需求分析、代码编写、测试、部署、存档等,具体运作过程可以进行流程化职责管理。
还有一项重要的系统维护工作,就各业务系统的操作指南基础上细化操作手册,其细化工作最好由相关业务人员完成。ERP有关的制度也需要建立并完善,主要包括:机房安全制度、监控体系、网络安全、服务器安全机制、备份容灾机制等,并落实到人到岗。
最后,我们不得不强调的是,管理思想是ERP的灵魂。延展咨询提出,通过引导式的方式将ERP中先进的管理思想和管理要求思想宣贯给企业管理人员,真正做到企业管理的硬件软件的同时升级才是企业正确使用ERP的良策良方。
从企业管理而言,ERP实施意味着迈出了重要的一步,要让ERP融入企业员工的思想,使他们成为ERP系统使用的中坚力量,需要一个沉淀的过程,咨询公司建议企业建立相关的ERP培训制度、ERP知识竞赛活动、建立论坛等多种形式,把用户对ERP的想法、业务经验等进行汇总、提炼、沉淀并形成共识,让企业员工在ERP的氛围中共同成长。