1引言
随着信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善。在先进的技术和管理方式下，产生了大量的电子文件。电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程才能被应用，其与载体没有必然的联系。电子文件可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应。
2电子文件集中存储
集中存储，指建立一个庞大的数据库，把各种信息存入其中，各种功能模块围绕信息库的周围并对信息库进行录入、修改、查询和删除等操作的组织方式。电子文件集中存储，是指终端用户产生的数据均存储到服务器中，在终端不保存任何形式的电子文件，服务器存储终端产生的所有电子文件，提供文件保存、修改、检索和删除等服务。终端按照已分配的权限访问服务器，获取相应的电子文件并进行操作。所有过程均在服务器中完成，不在本地存储文件。
3集中存储的技术方向
3．1云计算技术
云计算以互联网为中心，使各资源协同工作。
(1)所有操作集中在数据中心进行，增加了数据中心的建设成本，而且不能充分发挥终端性能，造成资源浪费。
(2)一些特定数据如大型图纸文件，集中显示时性能较差，业务支持比较薄弱，无法支持大型应用。
(3)云计算本身存在安全漏洞，且文件是非加密存储，给数据安全埋下隐患。
3．2虚拟磁盘存储技术
通过虚拟磁盘技术实现集中存储的方法，由于虚拟磁盘被加密，形成虚拟安全工作区，因此，此方式本身具有一定的安全性。但该方法也存在很大的缺点：
(1)无法对文件进行细粒度的控制，如控制用户对指定文件具有使用次数的限制，为每个文件标定密级等。
(2)虚拟磁盘技术本身的一些安全性问题。
4基于加解密的电子文件集中存储技术
目前对于文件集中存储的实现，主要存在以下不足之处：未能解决电子文件安全问题；无法对电子文件进行权限等细粒度的控制；缺乏完整的解决方案。
4．1用户身份认证
用户身份认证，是该系统的安全基础。身份认证采用USBKey双因子认证方式，保证访问者的物理身份与数字身份的一致性。每一个USBKey都具有硬件PIN码保护，PIN码和硬件构成了用户使用USBKey的两个必要因素，即所谓“双因子认证”。用户只有同时取得了USBKey和用户PIN码，才可以登录系统。即使用户的PIN码被泄漏，只要用户持有的USBKey不被盗取，合法用户的身份就不会被仿冒；如果用户的USBKey遗失，拾到者由于不知道用户PIN码，也无法仿冒合法用户的身份。身份认证工程中，用户访问文件服务器时，必须使用合法的USBKey通过文件安全网关对用户身份进行认证。只有认证通过的用户(合法用户)，才能获取到服务器中对应的个人文件，其他非法访问服务器的操作，均被系统拒绝。
4．2文件集中加密存储
在用户的本地计算机中，不存储任何形式的文件信息，所有文件均自动加密并保存至文件服务器。存储到服务器中的文件，通过透明加解密进行加密。所有的文件系统操作都是向操作系统I／O管理器提出的，再由操作系统I／O管理器将操作定位到具体的某个文件系统来完成。文件的操作者和平常一样，对文件进行正常操作，他们不会感觉到Windows及底层发生的一切变化。文件经过WindowsI／O管理器、透明加密技术平台和Windows文件系统的处理，最后存放在磁盘上的文件是经过加密的。同时，加密策略(算法、密钥和加密文件的指定)内置在透明加密技术平台中，由系统管理员集中管理，文件操作者无权获取或更改。透明加解密具有以下特征：
(1)强制性。透明加解密的实质是强制加密。一方面，只要单位认为是需要保密的信息，一律都要加密，加密与否不取决于文件作者或使用者的个人主观判断，也和文件操作者的责任心和宝马意识无关；另一方面，经过加密的文件只有符合授权条件才可以打开使用，否则，文件无法打开，即使打开也是以密文的形式打开，只能看到乱码。
(2)透明性。透明化是指系统在后台自动执行加解密操作，用户无需参与，与正常操作无任何差别。透明化功能的具体实现过程都是在内存中进行，不会在磁盘上产生任何文件，在文件被打开时，合法用户毋须事先对文件进行解密，系统根据策略判断对授权进程访问，自动对文件进行解密。所有这些过程是在不改变用户行为习惯的基础上，即文件的操作者是感觉不出以上这些过程的，所以对用户来讲是“透明”的。
5总结
电子文件在计算机内部均是以数字编码的形式存在的，对其进行管理要按照文件的生命周期理论。针对当前电子文件难以管控的问题，这里提出一种电子文件集中管控技术。该技术以透明加解密为核心，在不改变用户使用习惯、不增加用户成本投入及性能消耗的同时，解决文件集中存储和访问控制等一系列安全管理问题，为进一步深入研究电子文件的管理奠定了基础。
