【CIO发展中心独家】有关硬件、软件和服务，IT总是最有发言权。现在，这种情形可能会有所改变。对美国家装零售商Mooresville而言，建立专门的采购部门，优化采购决策具有特殊的意义。该公司每年的IT预算高达1亿美元，IT人员超过1000名。

 

　　采购专家Nimblett领导着12人组成的采购团队，直接向CFO汇报。该团队与各级IT部门，帮助他们进行采购谈判，保护公司的整体利益。该模式不同于多数企业。一般情况下，CIO和IT部门负责技术采购，因为除了他们，没有人了解IT产品，更无法进行相关的采购谈判。然而，在IT采购专家们看来，上述方式等于让IT人员去对付供应商，而那并不是他们的强项。最终的合同条款会更有利于供应商。

 

　　采购专家和IT部门合作，是一种新的IT采购模式，可以充分发挥双方各自的特长，弥补对方的缺陷。Nimblett的团队最近参与了一个IT服务合同的签署。采购部门在供应商遴选上作出了贡献，IT则重点确认了技术规格和设计相关的内容，双方的合作保证了采购合同的经济和高效。

 

　　采购专家的专业技能

 

　　在这种新的IT采购模式下，工作的重心不再是确定参数和技术规格，申请预算或起草合同，而是要做好供应商的关系管理。这样企业才可以优化其从供应商那里得到收益，无论是更低的价格，还是更专业的服务，或者兼而有之。这项工作需要的专业技能，远非IT部门所能胜任。

 

　　好的采购专家不仅能大大提高工作效率，节约成本，还能提高采购工作的有效性，带来一些其它方面的收益，包括：

 

　　1.优化采购规模。规划采购工作的步调，在合同有效期内更好地安排采购的时机和数量。

 

　　2.改善采购的一致性。作为采购方面的行家里手，专家的介入有利于简化和重复采购流程。达到高效和节省的目的。

 

　　3.修改合同细则。老练的采购专家都知道如何修改标准的供应商合同，以更好地保护本公司的利益。

 

　　4.利用供应商关系。供应商的销售人员有时也会成为朋友，教会用户如何通过创新的使用方法获得更大的产品价值。经验丰富的采购人员知道如何培养这种供应商关系，为企业带来收益。

 

　　5.风险管控。IT很难在合同的整个有效期内对其进行管理，而这正是采购专家们日常关注的主要任务。这意味着公司更有可能提前获悉影响供应商交付能力的兼并或破产事件，以及他们对公司利益的影响。

 

　　合作采购不是盲目地让IT交权给专业采购部门，而是双方在技能上实现互补，互相学习和了解对方所要发挥的作用。只要团队合作好，最终的采购决定归谁并不重要：只要技术和采购团队的合作机制运转正常，CIO、CFO和COO都可以胜任拍板者的角色。离开这种协作，任何一方试图单独进行采购决策，都可能导致不良的后果。

 

　　了解行业趋势，熟悉供应商

 

　　采购专家不仅要了解公司需要的硬件和软件，还要了解如何将合同术语和条款用直白的语言解释给IT主管，并帮助他们分析最终的结果。与此同时，他们还要了解相关的行业，知道谁是其中的供应商，他们的表现如何，以及影响合同交付的可能因素。

 

　　供应商管理是一项重要的内容，这关系到如何与合适的供应商保持联络，以便通过他们满足市场供应不足时的企业需求：是否需要担心他们的报价？是否是每次都能以合理价格成交？

 

　　大型采购项目上的合作

 

　　Hank Zupnick是GE Capital Real Estate的CIO，他与本公司的采购部一起负责IT采购方面的决策。通常情况下，他通过四位专职的IT采购人员来满足IT团队的采购需求。这些采购专家知道寻找供应商，通过谈判敲定适当的合同金额，IT部门则更了解所需的设备类型和相关的技术参数。

 

　　Zupnick认为，合作也需要灵活性。对笔记本电脑或打印机这样的商品，厂商很多，采购工作会更加独立。在定制软件或商品化程度较低产品上，IT可以发挥更大的作用。最近，IT部门和采购部门一起采购了新的物业管理系统。经过初步筛选，采购部对入围的供应商进行了财务和营运风险评估。挑选了一家进行授权和定制条款谈判。Zupnick建议动用法律部门，以确保供求双方的共同利益。在他看来，好的合同必须让双方都满意。

 

　　IT是否还有发言权？

 

　　并非所有公司都拥有这种协作式的采购模式。软件资产管理专家Cynthia Farren就认为，多数企业仍然会一边倒地将IT采购决策交给IT或采购部门单独完成。对于有些CIO而言，引入专业采购专家的做法值得商榷，尤其是在IT团队的规模较小的情况下。

 

　　尽管打印机或电脑之类的商品可以让别人去采购，但是IT部门直接负责有两个好处：一是确保供应商可以满足公司的所有要求。二是可以掌握可能影响交付工作的各种信息。技术的独特性要求IT来全面掌控，尽管有时也需要与采购部门密切配合。这种情况下，IT的作用往往体现为积极参与采购决策，对不同的采购选项作出正确的选择，这是多数CIO都会认可的一种角色定义。

 

（来源：CIO发展中心）